Správná volba softwaru ušetří práci i náklady
Jen málokterou profesi si dnes lze představit bez efektivního využití výpočetní techniky. Zvláště v době, která nabádá k hledání úspor doslova na každém kroku. Zautomatizování opakujících se činností auditora je cestou, jak při auditech různého rozsahu a zaměření zvládnout práci dříve, lépe a s menšími náklady a současně, tak, aby auditorská činnost odpovídala novému zákonu o auditorech a implementaci ISA. Jaké jsou ale skutečné požadavky na software pro auditory, zejména ve středních a malých auditorských společnostech?
Nároky na administrativu spojenou s profesí auditora se vzhledem k implementaci ISA neustále zvyšují. V současnosti je i v našem oboru nevyhnutelné svěřit část úkolů výpočetní technice – zejména díky činnostem spojeným s vedením spisu auditora, s dokumentací k programu i vlastním plánováním auditu. Vhodným softwarovým řešením by tedy neměly disponovat jen významné nadnárodní firmy, ale jako nadmíru užitečné se ukazuje možnost použití auditorského software i v menších auditorských týmech a u auditorů fyzických osob.
Rozhodující je znalost účetních systémů
Vedle potřeby ukládání většiny dokumentace v elektronické podobě (formou naskenovaných dokumentů) či vyplňování dokumentace pro plánování a program auditu je vhodné reagovat i na rozvoj účetních programů. Téměř všechny účetní programy totiž našim klientům umožňují vygenerovat účetní deník za příslušné období v elektronické podobě. Velkým přínosem jsou auditorské systémy, které mohou takový účetní deník přímo načíst, a následně formou filtrů a výběrů umožní auditorovi získat důležité vzorky dat a položek. Práce s účetní databází klienta představuje obrovskou výhodu, a to nejen v efektivitě práce, ale zejména v možném odhalení chyb. Aplikací nejrůznějších filtrů, kontrolních součtů a výběrů (náhodných i předem definovaných) má auditor možnost odhalit mnohem lépe potenciální nedostatky či „problematické“ účetní operace.
Řešení na českém trhu
Problematikou softwaru jako nástroje pro zefektivnění a zpřehlednění auditorské činnosti se zabývám již několik let. V rámci své praxe jsem měl možnost vyzkoušet si dostupný auditorský systém Datev (mezi českými auditory hojně využívaný), IDEA (používán ve 130 zemích světa) a Faust. Tyto systémy jsem v minulosti testoval, když jsem se rozhodoval o použití softwaru pro malou auditorskou společnost. Po vyhodnocení zvolených kritérií jsem se rozhodl pro systém Faust, který aktivně vyžívám při auditorské činnosti již několik let. Dovolím si proto tvrdit, že mohu odhadnout nejen nepochybné přednosti, ale občas také limity a dílčí omezení disponibilních systémů.Velmi dlouhou dobu byly možnosti při výběru softwaru pro auditory omezeny v podstatě pouze na německý software firmy Datev (lokalizovaný do češtiny) a na kanadský software IDEA. Přestože bylo toto řešení vyvíjeno mimo prostředí tuzemských auditorů a jejich aktuální potřeby, našlo v minulosti nemalé uplatnění. Na trhu totiž neexistoval relevantní konkurenční produkt s podobnými možnostmi. Datev jsem testoval a vzhledem k vlastnostem tohoto systému vidím jeho funkčnost využitelnou především pro administrativně velmi náročné projekty, v rámci početných kolektivů spolupracovníků a v prostředí velkých auditorských kanceláří. Jeho nevýhody naopak spatřuji zejména ve složité ovladatelnosti i přílišné časové náročnosti a komplikovanosti u většiny prováděných kroků. Zatímco v rámci velkých projektů lze ocenit detailní a rozsáhlé možnosti jednotlivých úkonů, v případě potřeby rychlých editací a doplňování dat může stejný přístup velmi zdržovat.
Alternativou, představenou před čtyřmi lety tuzemskou firmou Fragaria, je auditorský systém Faust. K tomuto softwaru jsem se dostal již se zkušenostmi z práce v prostředí softwaru velké auditorské firmy a po zkušenostech se systémem Datev, a tak jsem mohl porovnávat. Po jeho vyzkoušení na několika praktických projektech jsem dospěl k překvapivému výsledku, že ačkoliv i tento produkt má svá omezení, může lépe splňovat nároky na flexibilního pomocníka při auditorské činnosti převážně v malých a středních auditorských firmách, a to zejména vzhledem k celkové filozofii, vycházející z reálných potřeb a prostředí českých auditorů, a implementaci ISA. I když Faust nemusí zcela vyhovovat nárokům velkých auditorských kanceláří, snazším ovládáním oslovuje menší a střední auditorské týmy a samostatné auditory (OSVČ).
Než vsadíte na jednu kartu, uvažujte do detailů Při pořizování auditorského softwaru je vždy potřeba dobře zvážit, pro jakou cílovou skupinu uživatelů je určen. Pokud bych měl specifikovat kritéria výběru softwaru pro menší a střední týmy či samostatné auditory, stojí na čelním místě žebříčku – hned vedle nezbytného zabezpečení dat proti zneužití – zcela jistě cena. Vedle ceny pořizovací je nutné brát v potaz pravidelné poplatky, resp. objem měsíčních plateb. Dalším důležitým kritériem je dostupnost dat – tedy rychlost práce se systémem a dostupnost informací v něm uložených, a to nejen z kanceláře, ale i v terénu a při práci u klienta. Z hlediska uživatelské přístupnosti jsou důležité nejrůznější přehledy o stavu zakázky, vazby mezi již zadanými údaji v pracovních listech, jednoduchost zakládání nových zakázek, práce se šablonami apod. Po předchozí zkušenosti musím zmínit i požadavek na jediné datové úložiště pro všechny pracovníky auditorského týmu s možností nastavení oprávnění k jejich prohlížení a úpravám. Systém by měl být rovněž stejně dobře použitelný pro audit obchodní společnosti, jakož i pro ověření účetní uzávěrky neziskové organizace či obce. Je tedy nutné, aby bylo možné definovat vlastní strukturu spisu a upravovat auditorské postupy u jednotlivých zakázek. Možnosti různého vyhodnocování zakázky jsou kritériem s velkou váhou.
Samostatnou kapitolou je práce s účetní databází, kde spatřuji velké možnosti zefektivnění naší práce. Pokud je auditorský systém schopen jednoduše načíst účetní deník klienta a s pomocí třídících nástrojů umožní výběr vzorků dokladů a kontrolních součtů, jedná se o velmi užitečnou funkčnost. Pokud tato kritéria software pro auditory splňuje, lze následně hovořit o dalších nadstavbách, jako jsou nejrůznější exporty dat, kontrolní sestavení výkazů účetní závěrky či finanční analýzy.
Vybírejte podle vlastních potřeb
Rozpočet, kapacita i metodika velkých auditorských společností se od těch menších liší, a proto se mohou diametrálně lišit mj. i nároky na vlastní auditorský software. Složitost technického řešení a objem auditorské agendy jsou – s ohledem na velikost auditorské kanceláře – zcela nepochybně odlišné. Je vhodné připomenout, že velké mezinárodní auditorské společnosti většinou disponují vlastními, na zakázku vyvinutými a na míru uzpůsobenými systémy. Co ale méně početné auditorské týmy, které často potřebují flexibilnější nástroje na evidenci dokumentů ve spisu auditora, pro práci s dokumenty, k plánování a programu auditu a zejména pro práci s účetními daty? Ty by měly vybírat ze softwaru jiného rozsahu a zaměření, náročnosti i nákladnosti. Věřím, že pokud tyto firmy dobře rozvrhnou a realisticky uváží své priority – třeba i s využitím zmíněných doporučení – nemohou zvolit špatně.
Miroslav Kodada
auditor č.o. 1111
